İşletmeniz için VoIP tabanlı telefon ve sesli asistan

Klasik sabit hatta çağrı, masadaki telefonun başında bekler. VoIP tabanlı kurulumda çağrıyı asistan karşılar, kaydı ve dökümü panele düşer. Böylece gün içinde hangi çağrıların geldiğini sonradan görebilir, geri dönüşleri buna göre planlayabilirsiniz.

• Hat başvurusu panelden yapılır; belgeler toplanıp operatöre tek paket iletilir.
• Numara tahsisini operatör yapar; numara için süre sözü verilmez.
• Kurulum beş adımda ilerler ve asistan varsayılan olarak kapalı gelir.

Bu yapıyı kurmak için santral ya da cihaz almanız gerekmez. Cep numaranızı devrederek başlayabilir, 0850 başvurusunu sonra yapabilirsiniz. İki yol da aynı panele düşer; hangisini seçerseniz seçin asistanın kullandığı bilgi aynı yerden yönetilir.

Bulut telefon sistemi tarafında ise kurulum tamamen panelde ilerler. Numara kaynağını siz seçersiniz: kendi cep numaranızı devredersiniz ya da 0850 başvurusu yaparsınız. Cihaz, kablo ya da masa telefonu gerekmez; numaranızı taşımanız da gerekmez.

• Ayrı SIP trunk satışı ve kurulumu yapmıyoruz.
• Donanım ya da cihaz satışı kapsam dışıdır.
• Cep numaranız devir kodlarıyla asistana bağlanır; numara değişmez.
• 0850 hattı şart değildir; cep numarasıyla da başlanabilir.

Cep devrinde numaranız değişmez; devri tek kodla tamamen kaldırabilirsiniz. 0850 tarafında ise hat açıldığında numara sesli asistana bağlanır. Hangi yolu seçerseniz seçin, asistanın çağrıda kullanacağı bilgi aynı panelden yönetilir; ayrı bir yerde ikinci bir liste tutmanız gerekmez.

İsterseniz bütün çağrıları asistana devredebilirsiniz. Devir tek kodla tamamen kaldırılır; yani kararı veren sizsiniz ve geri dönüş yolu açık kalır. Bu yöntemde satın alma ve belge gerekmez, numaranız da değişmez.

• Açılmadığında, meşgulken ve kapalıyken için ayrı devir kodları kullanılır.
• Çalma süresi alt ve üst sınır arasında ayarlanır.
• Bütün çağrıları devretme seçeneği vardır.
• Devir tek kodla kaldırılır.

0850 tarafında ise belgeler panelden toplanır ve operatöre tek paket iletilir; numarayı operatör tahsis eder. Hangi yolu seçerseniz seçin, çağrı karşılanmaya başlamadan önce kurulumun son adımı olan asistanı açma işlemini tamamlamanız gerekir.

'Her çağrıda geçerli' işaretlediğiniz bilgi, asistanın her konuşmada elinde bulunan bilgidir. Böylece çalışma düzeni, adres ya da hizmet kapsamı gibi satırları tek yerden yönetirsiniz. Onaylı her bilginin kaç kez kullanıldığı panelde görünür; silinen bilgiyi asistan artık kullanmaz.

• Onay bekleyen bilgiler listede onaylanır ya da reddedilir.
• Elle eklenen bilgi onaylı sayılır; cevap alanı zorunludur.
• Her çağrıda geçerli işaretli bilgi asistanın elinde bulunur.
• Kullanım sayısı panelde görünür; silinen bilgi kullanılmaz.

Tahsilat, iptal, şikâyet ve hukuki konularda asistan karar vermez; bu başlıklar yetkiliye bırakılır. Bu ayrım sizin açıp kapatacağınız bir ayar değil, asistanın çalışma kuralıdır. Fiyat, tarih, çalışma saati ya da stok bilgisi verilmediyse asistan bunu uydurmaz; kontrol edip döneceğini söyler.

Sesli asistan bu iki uç arasında farklı bir yerde durur. Çağrıyı konuşarak karşılar; tuşlu menü yoktur, karşılama konuşarak yapılır. Çağrı bittiğinde ses kaydı, konuşma dökümü ve özet panelde açılır; ayrıca mobil uygulamaya çağrı özeti bildirimi gider.

• Sabit hat açılmazsa çağrı karşılanmamış kalır.
• Telesekreterde arayan sesli mesaj bırakır; özet çıkmaz.
• Asistan çağrıyı konuşarak karşılar; tuşlu menü kullanılmaz.
• Çağrı sonrası kayıt, döküm ve özet panelde açılır.

Numarası eşleşen bir arayanda asistan, kişinin WhatsApp özetini ve CRM kartındaki bekleyen sözü bilerek konuşur. Gizli ya da başka hattan gelen numaralarda bu eşleşme kurulmaz; asistan tanıyormuş gibi yapmaz. Bu ayrım, karşılamanın içeriğini doğrudan etkiler: eşleşme varsa geçmiş bağlam, yoksa yalnız onaylı genel bilgi konuşulur.

Analitik bölümünde çağrı sayısı, WhatsApp yanıt oranı ve ortalama yanıt süresi gerçek kayıttan gösterilir. Ölçülemeyen metrikler 'bilinmiyor' olarak yazılır; tahmini bir değer gösterilmez. Böylece panelde gördüğünüz her satırın gerçek kayda dayandığını bilirsiniz.

• Asistan açılmadan çağrı karşılanmaz.
• Onaylı bilgi listesi zamanla genişletilebilir.
• Ölçülemeyen metrikler 'bilinmiyor' olarak görünür.

Arayanın numarası bir CRM kartıyla eşleşirse çağrının özeti o karta temas olarak işlenir. Eşleşme yoksa özet bir karta işlenmez; çağrı yine kayıt altında kalır. Böylece geri dönüş yaparken numarayı tanıyan bir kaydınız olur.