Arama kaydı: sesli asistanın karşıladığı çağrılar için kayıt, döküm ve özet

Cep devrinde telefonunuz ayarlanan süre boyunca çalar, açılmazsa çağrı asistana geçer. Meşgulken ve kapalıyken gelen çağrılar ayrı kodlarla devredilir. Böylece gün içinde kaçırdığınız görüşmeler de kayda alınır. Devir süresi kısa tutulursa çağrı daha erken asistana geçer; uzun tutulursa telefonun çalma süresi artar.

• Cep telefonunuzda açılmayan çağrılar asistana devredilir.
• Meşgulken gelen çağrılar ayrı bir kodla asistana geçer.
• Telefonunuz kapalıyken gelen çağrılar da asistana ulaşır.
• Kendiniz açıp konuştuğunuz görüşmeler kaydedilmez.

Kaydın kapsamını bilmek, panelde neyi arayacağınızı da belirler. Asistanın karşıladığı bir görüşmeyi panelde bulamıyorsanız önce çağrının asistana devredilip devredilmediğine bakın. Çağrıyı siz açtıysanız kayıt beklemeyin. Bu ayrım, gün içinde hangi görüşmelerin yazılı kayda dönüştüğünü anlamanızı sağlar.

Kaydın erişimi çağrının sahibiyle sınırlıdır. Kendi hattınıza gelen görüşmenin kaydı sizin panelinizde açılır. Başka bir hattın görüşmesi sizin listenizde görünmez. Bu, kaydın kimin erişiminde olduğunu baştan netleştirir.

• Ses kaydı panelde tarayıcı üzerinden oynatılır.
• Konuşma dökümü Asistan ve Arayan satırları hâlinde listelenir.
• Çağrı özeti ayrı bir kartta yer alır.

Bu üç içerik birbirini tamamlar. Döküm, görüşmede hangi konunun geçtiğini satır satır gösterir. Özet ise görüşmenin ana hatlarını tek kartta toplar. Ses kaydı, dökümü ve özeti gerektiğinde yan yana değerlendirmenizi sağlar. Kaydı açmadan önce özete bakıp hangi görüşmeye ineceğinize karar verebilirsiniz.

Özet ise daha hızlı bir bakış sunar. Gün içinde birden çok çağrıyı gözden geçirmeniz gerekiyorsa önce özetlere bakarsınız. Ayrıntıya inmeniz gereken görüşmede dökümü ve ses kaydını açarsınız.

• Döküm, görüşmede geçen konuları satır satır gösterir.
• Özet, çağrının ana hatlarını tek kartta toplar.
• Sık sorulan soruları dökümden çıkarabilirsiniz.

Döküm ve özet, asistanın verdiği yanıtların işinize uyup uymadığını görmenizi de sağlar. Yanlış ya da eksik bir yanıt fark ederseniz bilgi onayı akışında düzeltirsiniz. Onaysız bilgi çağrıda kullanılmadığı için bu düzeltme doğrudan görüşmelere yansır. Böylece kayıtları gözden geçirmek, asistanın bilgi birikimini de zamanla netleştirir.

Arayan tanıma ise çağrıyı kişiye bağlar. Numara, WhatsApp kişileri ve CRM kartıyla eşleşirse asistan kişinin WhatsApp özetini ve kartındaki bekleyen sözü bilerek konuşur. Gizli ya da başka hattan gelen numaralar eşleşmez.

• Konuşma, Asistan ve Arayan satırları hâlinde yazıya dökülür.
• Numarası eşleşen arayanda asistan kişiyi bilerek konuşur.
• Eşleşen arayanın bekleyen sözü asistanın bilgisine yansır.
• Gizli ya da başka hattan gelen numara eşleşmez.

Eşleşme olmadığında asistan tanıyormuş gibi davranmaz. Bu, kaydın ve görüşmenin güvenilirliği açısından önemlidir. Numara eşleşmiyorsa görüşme yine kaydedilir, dökümü ve özeti panelde açılır; yalnız kişiye özel bilgi kullanılmaz.

Bu davranış, kaydı müşteri geçmişinin parçası hâline getirir. Kartta bekleyen bir söz ve dönüş tarihi varsa asistan bunu bilerek konuşur. Görüşme bittikten sonra özet, aynı kartın geçmişine düşer. Böylece kartı açan kişi, son görüşmenin ne olduğunu ayrıca sormak zorunda kalmaz.

• Çağrı özeti, numarası eşleşen kartın temas geçmişine eklenir.
• Karttaki bekleyen söz asistanın bilgisine yansır.

Bekleyen sözler, bugün dönülecekler ve gecikenler panelde ayrı sayılır. Çağrı özetinin karta işlenmesi, bu takibi görüşmenin içeriğiyle birleştirir. Böylece dönüş yapılacak kişinin son görüşmesi kartta hazır durur. Kartı açan kişi, dönüş yapmadan önce görüşmenin özetini okuyabilir. Bu da dönüş konuşmasının nereden başlayacağını kolaylaştırır.

Asistan tahsilat, iptal, şikâyet ve hukuki konularda karar vermez; kararı yetkiliye bırakır. Bu tür konuların geçtiği görüşmelerde kayıt, konunun kime bırakıldığını görmenizi sağlar. Böylece görüşmenin ardından hangi işin kaldığını dökümden çıkarabilirsiniz.

• Kayıt yalnız asistanın karşıladığı çağrılar için tutulur.
• Kendi açtığınız görüşmeler kaydedilmez.
• Hassas konularda karar yetkiliye bırakılır.

Kayıt izni ve kişisel veriler gibi konularda yasal yükümlülüklerinizi kendi danışmanınızla değerlendirin. Bu sayfa hukuki bir görüş sunmaz. Kaydın kapsamı ve erişimi panelde tanımlıdır; bunun işinize uygunluğunu kendi koşullarınızla birlikte değerlendirin. Hangi görüşmelerin kaydedildiğini bilerek kendi iş akışınıza göre karar verirsiniz.