Emlak CRM: emlakçı programı ile müşteri takibi

Kartta durum alanı yeni, ilgileniyor, teklif, kazanıldı, kaybedildi ve arşiv seçenekleriyle çalışır. Verilen söz ve dönüş tarihi ayrı alanlardır; temas geçmişi ise tarih, kanal ve özet satırlarıyla birikir. Listede isim ya da numarayla arama, geciken, bugün, bekleyen ve sıcak süzgeçleri bulunur; müşteriyi elle de ekleyebilirsiniz.

• Durum alanı adayın hangi aşamada olduğunu tek bakışta gösterir.
• Verilen söz alanı, görüşmede çıkan taahhüdü kayda geçirir.
• Dönüş tarihi alanı, o taahhüdün ne zaman yerine getirileceğini tutar.
• Temas geçmişi, tarih ve kanal bilgisiyle konuşmaların özetini saklar.
• Etiketler ve notlar, portföy ve bölge gibi ayrıntıları taşır.

Emlakçıya özel portföy, mülk tipi, bütçe ya da ilan alanı ayrıca bulunmaz. Bu bilgileri kartın notlar ve etiketler bölümüne yazmanız beklenir. Geciken sözler ayrı sayıldığı için sabah listesine bakıp önce kiminle konuşacağınızı seçebilirsiniz.

Asistanın en önemli sınırı, bilmediği şeyi söylememesidir. Verilmeyen fiyat, tarih, çalışma saati ya da stok bilgisini uydurmaz; bilmiyorsa kontrol edip döneceğini söyler. Tahsilat, iptal, şikâyet ve hukuki konularda karar vermez, bu başlıkları yetkiliye bırakır.

• Mesai saatleri ve mesai dışı için sabit bir mesaj tanımlarsınız.
• Günlük yanıt sınırı koyarsınız; sınır dolduğunda asistan susar.
• Yanıtlar ayarlanabilir kısa bir gecikmeyle gönderilir.
• Gruplara yanıt ayrı bir seçenektir ve kapalıyken gruplara yazılmaz.
• Otomatik yanıt tek şalterle açılıp kapanır.

Asistan, geçmişte o kişiye yazdığınız mesajlardan üslubunuzu çıkarır; kişiye özel örnek yoksa genel üslubunuzu kullanır. Yazışmalarınızdan çıkan profil taslağını siz okuyup onaylamadan kullanılmaz. Otomatik yanıtın kapalı olduğu mesajlarda panel örnek yanıt önerir; öneriyi olduğu gibi gönderebilir ya da düzeltip bir kez, bu sohbette veya tüm sohbetlerde kullanılmak üzere öğretebilirsiniz.

İkinci ayar mesai düzenidir. Mesai içinde normal yanıt akışı işlerken mesai dışı için sabit bir mesaj tanımlarsınız; böylece gece gelen soruya ne zaman dönüleceği baştan söylenmiş olur.

• Yeni numaralara yanıt, ilan üzerinden gelen adayları karşılar.
• Gruplara yanıtı kapalı tutmak ofis içi yazışmayı ayrı tutar.
• Mesai dışı sabit mesaj, dönüş beklentisini baştan bildirir.
• Şalter kapalıyken asistan hiç yazmaz; kontrol sizde kalır.

Bu ayarları kimin yöneteceğini baştan belirlemek işi kolaylaştırır. Ofiste tek kişi paneli kullanıyorsa şalter ve sınır değişiklikleri hızlı yapılır. Birden çok danışman aynı WhatsApp numarasını kullanıyorsa kapsam seçimini ofis genelinde ortak bir karara bağlamak, adayların farklı muamele görmesini önler.

Numara karttaki numarayla eşleşiyorsa asistan bekleyen sözü ve o kişinin WhatsApp yazışmalarından çıkarılan özeti bilerek konuşur. Kredi dönüşünü beklediğiniz bir aday aradığında asistan bu beklentiyi bilir. Gizli numaradan ya da başka bir hattan arayan kişi eşleşmez; asistan onu tanıyormuş gibi davranmaz.

Çağrı bittiğinde ses kaydı, konuşma dökümü ve özet panelde açılır. Eşleşme varsa özet yalnız zaten var olan kartın temas geçmişine eklenir. Eşleşme yoksa yeni kart açılmaz; kartı siz oluşturursunuz. Bu ayrım önemlidir: çağrı kaydı kendi başına kart üretmez.

Çağrı özetlerinin karta düşmesi, adayın geçmişini tek yerde tutar. Bu, dönüş yaparken konuşmayı kaldığı yerden sürdürmenizi sağlar.

Sıcak süzgeci, durumu ilgileniyor ya da teklif olan kartları bir arada gösterir. Liste en erken dönüş tarihinden başlayarak sıralanır; tarihi girilmemiş kartlar sona düşer. Bu sıralama, günün hangi görüşmeyle açılacağını kendiliğinden belirler. Tarihi boş bırakılan bir kart ise gözden kaçabilir.

Görüşme sonunda durum, verilen söz ve dönüş tarihi güncellenir. İş bitince durumu kazanıldı, kaybedildi ya da arşiv yapmak, kartı gecikenler listesinden çıkarır. Böylece liste yalnız gerçekten bekleyen adayları taşır.

Bu akışın tek şartı, kartın güncel tutulmasıdır. Bu yüzden görüşme biterken kısa bir güncelleme alışkanlığı edinmek, sistemin işe yaramasını sağlar.

CRM için ayrı bir paket yoktur. İşletme profilli her hesabın panelinde açıktır ve ücretsiz denemede de kullanılır. Kişisel profilde ise CRM yerine ajanda gösterilir; bu iki görünüm birbirinin yerine geçmez.

Beklentiyi baştan doğru kurmak, sonradan hayal kırıklığını önler. Buradaki kazanç, adayın bütün temaslarının tek kartta toplanması ve dönüş sözünün kayda geçmesidir. İlan yayınlama, portföy listeleme ya da eşleştirme gibi işler için ayrı bir çözüm gerekir.

Aylık WhatsApp paketleri siteden kartla satın alınır; Başlangıç paketi 990 ₺, İşletme paketi 2.490 ₺ olarak listelenir. Bu tutarlar WhatsApp otomatik yanıt paketleri içindir; CRM erişimi ayrı bir ücret kalemi oluşturmaz.