WhatsApp otomatik mesaj ve cevap: mesajları yapay zekâ yanıtlasın

Bu araçların ortak sınırı şudur: metinler sabittir. Gelen sorunun içeriğine göre cevap üretilmez; siz ne yazdıysanız o gönderilir. Müşteri farklı bir şey sorduğunda uygulama yeni bir cevap yazmaz, konuyu size bırakır. Bu yüzden bu araçlar en çok ilk teması düzenlemek ve bekleme hissini azaltmak için işe yarar.

• Uygulamanın ayarlar bölümünden işletme araçlarına girin.
• Uzakta mesajı için zaman aralığını ve metni tanımlayın.
• Karşılama mesajını sohbet ilk açıldığında gönderilecek şekilde yazın.
• Sık kullandığınız cevapları hazır yanıt olarak kaydedin.
• Metinleri kısa tutun; müşteriye ne zaman döneceğinizi genel bir ifadeyle belirtin.

Bu yöntemin size uygun olup olmadığını soru hacminiz belirler. Gelen mesajlar birkaç kalıba sığıyorsa hazır metinler yeterli olabilir. Sorular çeşitleniyorsa, her müşteriye aynı cevabı göndermek yeni soru üretir. O noktada sabit metin ile soruya göre cevap arasındaki fark belirginleşir.

• Otel: Mesajınız için teşekkürler. Konaklama talebinizi aldık, mesai saatlerimiz içinde size döneceğiz.
• Kuaför: Randevu talebiniz bize ulaştı. Uygun saatleri kontrol edip mesai saatlerimiz içinde dönüş yapacağız.
• Emlak: İlgilendiğiniz portföy için yazdıklarınızı aldık. Uygun olduğumuzda size döneceğiz.
• Teknik servis: Arıza bildiriminiz kayda geçti. Ekibimiz mesai saatlerimiz içinde sizinle iletişime geçecek.
• Genel: Şu an mesai dışındayız. Mesajınızı bırakın, mesai saatlerimiz içinde size döneceğiz.

Bu metinleri kendi işinize göre sadeleştirin. Birden fazla dilde hizmet veriyorsanız her dil için ayrı metin yazmanız gerekir; uygulamanın otomatik mesajları tek bir metni gönderir. Mesajın sonunda müşterinin ne yapması gerektiğini bir cümleyle söyleyin: yazmaya devam etsin, beklesin ya da sizi arasın. Karşılama mesajını her yeni sohbete, uzakta mesajını mesai dışı saatlere koymak, iki metnin işini karıştırmamanın en basit yoludur.

İkinci adım bilgi onayıdır. Yazışmalarınızdan çıkarılan profil taslağı siz okuyup onaylamadan kullanılmaz. Verilen cevaplardan damıtılan bilgiler de onay bekler; onaysız bilgi yanıtlarda kullanılmaz. Bu iki adım, asistanın sizin adınıza söylemediği bir şeyi söylemesini engellemek için vardır.

• Profil türünü seçin: işletme adına mı, kişisel asistan olarak mı çalışacak.
• Yazışmalarınızdan çıkarılan profil taslağını okuyun.
• Onaylamadığınız satırları düzeltin ya da çıkarın.
• Cevaplardan damıtılan bilgileri onaylayın.
• Otomatik yanıt kapalı sohbetlerde panelin önerdiği yanıtı inceleyin.

Otomatik yanıt kapalı olan mesajlarda panel size örnek bir yanıt önerir. Bu öneriyi olduğu gibi gönderebilir, düzeltip bir kez kullanabilir ya da bu sohbette veya tüm sohbetlerde kullanılmak üzere öğretebilirsiniz. Öğrettiğiniz yanıt bir sonraki benzer soruda dikkate alınır.

Panelde son dönemin çağrı, WhatsApp yanıt oranı ve ortalama yanıt süresi gerçek kayıttan gösterilir. Ölçülemeyen metrikler bilinmiyor olarak yazılır; panel size olmayan bir sayı göstermez. Yeni mesaj, verilen yanıt ve çağrı özeti için mobil uygulamaya bildirim gider. Böylece telefonun başında olmadığınız saatlerde de sohbetin nereye gittiğini görürsünüz.

• Yanıt gecikmesini iş akışınıza göre ayarlayın.
• Son dönemin yanıt oranına ve ortalama yanıt süresine bakın.
• Bilinmiyor yazan metriği ölçüm eksikliği olarak okuyun.
• Mobil bildirimleri açık tutun.
• WhatsApp kişilerini CRM'e aktarıp kartlarda takip edin.

CRM'e aktarılan her müşteri tek kartta durur: durum, verilen söz ve dönüş tarihi aynı yerde görünür. Asistanın yanıt verdiği bir sohbet, sizin takip etmeniz gereken bir söz bırakmış olabilir.

Pratik bir örnek: müşteri mesai içinde fiyat sorar. Fiyat onaylı bilgileriniz arasındaysa asistan onunla yanıtlar; değilse uydurmaz ve kontrol edip döneceğini söyler. Siz panelde sohbeti görüp müşteriye dönersiniz. Mesai dışında yazan müşteriye ise tanımladığınız sabit mesaj gider.

Bu davranış, asistanı bir duyuru aracı değil bir yanıt aracı olarak konumlar. Size yazılmadıkça kimseye mesaj gitmez; bu yüzden asistanın gönderdiği her mesaj bir müşteri mesajına cevaptır. Kapsamı dar tutup yalnız seçtiğiniz kişilerle başlamak, ilk günlerde kontrolü elde tutmanın en basit yoludur. Yanıt kapsamını sonradan genişletmek her zaman elinizde; önce dar başlayıp asistanın yanıtlarını okumak, hangi sorularda düzeltme gerektiğini daha çabuk gösterir.

Önce denemek isterseniz ücretsiz deneme kart istemeden başlar; tüm servisler açıktır, sınırlar düşüktür. Deneme boyunca asistanın üslubunu, kapsamını ve mesai ayarını kendi işinizde görürsünüz.

• Başlangıç: tek hat, seçtiğiniz kişilere otomatik yanıt.
• İşletme: gelen her mesaja yanıt, gruplar dâhil, sınırsız kişi.
• Ödeme kartla yapılır.
• Ücretsiz deneme kart istemeden başlar.

Paket seçimi tek bir soruya bakıyor: yanıt yalnız seçtiğiniz kişilere mi gitsin, yoksa gelen her mesaja mı? Yalnız belirli kişilerle çalışıyorsanız Başlangıç yeterli olur. Rehberde olmayan yeni numaralardan da mesaj alıyor ve gruplara da yanıt istiyorsanız İşletme size uyar. Karar vermekte zorlanıyorsanız denemeyle başlayın; birkaç gün asistanın yanıtlarını okuyup hangi paketin işinize yettiğini kendiniz görün.