Otel yazılımı ve rezervasyon yönetimi

Sezonda resepsiyon yoğunken telefon açılamaz. Açılamayan her çağrı, komisyonsuz bir rezervasyonun acenteye gitmesi demektir. Bu kayıp hiçbir raporda görünmez.

Asistan odayı, tarihleri, kişi sayısını ve tutarı tekrarlar ve misafirden açık onay ister.

Otelin numarası bir sanal santrale bağlıysa çağrı önce asistana düşer; asistan çağrıyı bir çalışana aktarmaz.

Cevaplama'da asistan yalnız işletme bilgisine sizin girdiğiniz fiyatı söyler. Verilmeyen fiyatı uydurmaz; bilmiyorsa kontrol edip döneceğini söyler.

Aynı kural kampanya için de geçerli. "Üç gece kal iki gece öde" gibi bir kampanya varsa asistan kampanyayı anlatır; tutarı kendisi hesaplamaz, verilmemiş tutarı uydurmaz.

Çağrı özeti mobil uygulamaya bildirim olarak gelir. Yönetici konuşmayı baştan sona dinlemek zorunda kalmaz; ne olduğunu ve ne yapılması gerektiğini okur.

Özet misafire mesaj olarak gitmez; yalnız panelde ve bildirimde görünür.

Bu bir toplu mesaj aracı değildir.

Asistan, geçmişte WhatsApp'ta yazdığınız mesajlardan üslubunuzu çıkarır. Her yanıt, kendisinden önceki müşteri mesajlarıyla eşleştirilir — tek başına “hemen bakıyorum” bir şey öğretmez, soru-cevap çifti öğretir. Çıkan bilgi siz onayladıktan sonra asistanın bilgisine eklenir; aynı soru bir daha geldiğinde asistan yanıtlar.

Sesli görüşmede hassas bir konuda karar yetkiliye bırakıldığında yetkilinin misafire sonradan verdiği cevap sisteme kendiliğinden girmez. O yüzden soru yetkiliye ayrıca bir kez sorulur, gelen cevap asistana eklenir ve bir daha sorulmaz.

⚠️ Para kararları otomatik öğrenilmez. Fiyat, indirim, kampanya, kapora ve iade ile ilgili çıkan her kural uygulanmadan önce işletme sahibine sorulur. Sebebi ölçüldü: model bir turda “indirim isteyene kendi inisiyatifinle en uygun fiyatı ver” kuralını üretti — bu, işletmenin kendi koyduğu “fiyatı asla kendin düşürme” kuralının tam tersiydi. İnsanın yaptığı her şey kural olmamalıdır.

Ayıklama iki bağımsız kapıdan geçer, çünkü tek kapı sızdırır: bir kural “fiyat” ya da “indirim” kelimesini hiç kullanmadan da fiyat kararı olabilir. Kelime süzgecinin yanında bir de denetim sorusu vardır; ikisinden biri “bu para kararıdır” derse kural otomatik uygulanmaz.

İleri tarihli rezervasyonda durum tersine döner. Oda haftalarca bloke kalacağı için ön ödeme gerekir; ödeme geçmeyen kayıt açık kalır ve oda boşa gider.

Asistan bu ayrımı sezgiyle değil giriş tarihine bakarak yapar. İki durumda iki ayrı konuşma yürütür.

Asistan iade konuşmasında önce ödemenin kime yapıldığını sorar. Acente ise oraya yönlendirir ve tutamayacağı süre sözü vermez; doğrudan otele ödendiyse karar vermez, konuyu yetkiliye bırakır.

• Misafir sorduğunda asistan işletme bilgisinden yol tarifi ve konumu verir; görüşmenin dökümü ve özeti panelde açılır.

Çok dilli konuşma bugün vaat ettiğimiz bir özellik değildir. Görüşme dökümü Türkçe özetiyle panele düşer.

Şunu açıkça yazmak gerekiyor: bu otel bağımsız bir müşteri değil, kendi işletmemizdir. Bunu saklamak yerine söylüyoruz, çünkü anlamı daha güçlü — sistemi önce kendi işletmemizde çalıştırıyoruz ve orada kırılan her şeyi siz görmeden düzeltiyoruz. Bu sayfadaki "asistan insan yanıtlarından öğrenir" gibi kuralların hepsi o otelde yaşanmış bir hatanın karşılığıdır.

Bir otelde işe başlarken hepsini birden açmıyoruz; önce telefonun ve WhatsApp'ın gerçekten yanıtsız kaldığı saatleri ölçüyoruz, sonra o saatleri kapatıyoruz.

• Her şey dahil resort: yoğun sezonda çağrı hacmi resepsiyonu aşıyor.
• Butik otel ve pansiyon: telefona bakacak ayrı personel yok.
• Şehir oteli: kurumsal misafir ve son dakika rezervasyonu yoğun.
• Apart ve villa: sahibi sahada, telefon sürekli çalıyor.