Randevu sistemi ve randevu otomasyonu

Klinik, güzellik merkezi, servis ve danışmanlık gibi zamanı satan işletmelerde iki kayıp diğerlerinden pahalıdır. Birincisi çakışan randevudur: iki müşteri aynı saate yazılır, biri bekler ve genellikle bir daha gelmez. İkincisi gelmeyen müşteridir; o saat boş geçer ve yerine kimse konmaz.

Bu iki kaybın ortak sebebi kayıt değil, hatırlatma ve teyit eksikliğidir. Takvimi düzgün tutmak birinciyi çözer, ikincisi için müşteriyle temas gerekir.

Aradaki fark, işin ne kadarının insana kaldığıdır. Yalnız takvim tutan bir yazılımda telefona bakan biri hâlâ gereklidir; program kendi başına çalmayan telefonu açmaz. Çoğu işletmede eksik olan parça da burasıdır: takvim vardır, takvime yazacak kişi meşguldür.

Hatırlatma çoğu işletmede WhatsApp Business hattından gönderilir; müşteri mesajı sonradan da açabildiği için arama kadar zamana bağlı değildir.

• Talep hangi kanaldan geliyor? Online randevu sistemi kurmuş olsanız bile taleplerin önemli bölümü telefon ve WhatsApp'tan gelir. Seçtiğiniz çözüm o kanalları kapsamıyorsa yarım kalır.
• Kim yazacak? Kaydı personelin girmesi gerekiyorsa yoğun günde girilmez. En çok randevu tam da o gün kaçar.
• Hatırlatma var mı, nasıl gidiyor? Gelmeyen müşteriyi azaltan tek şey randevudan önce yapılan temastır.
• İptal edilen saat ne oluyor? Boşalan saatin görünür olması gerekir, yoksa gün eksik kapanır.
• Veriyi geri alabiliyor musunuz? Müşteri listesi ve randevu geçmişi sizin malınızdır.

Bizim kapattığımız delik şu: randevu talebini karşılayan kimse olmaması. Asistan telefonu ve WhatsApp'ı karşılar, sizin verdiğiniz bilgiye göre hangi günlerin ve saatlerin uygun olduğunu söyler, müşterinin adını ve istediği saati alır, kaydı müşteri kartına yazar ve size iletir. Gece ya da meşgul saatte gelen talep kaybolmaz, sabah elinizde yazılı durur.

Kurallar sizindir. "Pazar kapalıyız, kapora almıyoruz, boya işlemi iki saat sürer" gibi bilgileri asistana siz yazarsınız; o da bunun dışına çıkmaz ve emin olmadığı saati onaylamaz.

Takvim yazılımınızın dışarı açılan bir bağlantısı varsa asistanı ona bağlayabiliriz; o zaman boş saat gerçek takvimden okunur. Bu kurulum işidir, panelde tek tuşla açılan hazır bir eklenti listemiz yok. Öyle bir listemiz varmış gibi de yazmayalım.

WhatsApp tarafında bu, önceden onaylanmış hatırlatma şablonlarıyla yapılır. Müşteri yanıt yazdığında asistan karşılar: erteleme isteyen kişiyle konuşur, yeni saati alır ve kaydı günceller. Hatırlatmanın gönderildiği ve okunduğu da kayda geçer.

Gelmeyen müşterilerin kaydı müşteri kartında durur. Aynı kişi üçüncü kez gelmediyse bunu görürsünüz; o müşteriye kapora isteyip istememek sizin kararınız olur.

• Ücretsiz deneme — 30 gün, kart istenmez. Günde 200 yanıt, en çok 25 kişi.
• Başlangıç — aylık 990 ₺. Günde 300 yanıt, en çok 100 kişi.
• İşletme — aylık 2.490 ₺. Gelen her mesaja yanıt, gruplar dâhil, kişi sınırı yok, günde 1.000 yanıt.

Randevu başına ücret yok, personel başına ücret yok. Telefon tarafı için 0850 hattı isterseniz kurulum 2.500 ₺ ve aylık 450 ₺ olarak ayrıca gelir; mevcut numaranızı yönlendirirseniz bu kalem çıkmaz. WhatsApp'tan yazın, günlük randevu talebi sayınıza bakıp hangisinin gerektiğini söyleyelim.