CRM programı ile müşteri takibi

Kartın altında temas geçmişi birikir. Her kayıtta tarih, kanal ve kısa bir özet yer alır. Listede isim ya da numarayla arama yapabilir, geciken, bugün, bekleyen ve sıcak süzgeçlerini kullanabilirsiniz. Elle müşteri eklemek de mümkündür.

• Durum alanı, müşterinin hangi aşamada olduğunu tek bakışta gösterir.
• Verilen söz ve dönüş tarihi alanları, takibi kişinin hafızasına bırakmaz.

Etiketler ve notlar serbest metin alanlarıdır. Etiket alanına sıcak, tedarikçi, bayi gibi kendi başlıklarınızı yazarsınız; notlar alanı ise görüşmenin ayrıntısını tutar. Bu iki alan sizin düzeninize göre şekillenir, hazır bir liste dayatılmaz.

Aktarım sürekli çalışan bir arka plan işi değildir; düğmeye bastığınızda çalışır. Daha önce karta dönüşmüş kişi yeniden aktarılmaz; yalnız henüz kartı olmayan kişiler listeye eklenir. Yeni bir kişiyle yazıştıktan sonra düğmeye tekrar basarak listeyi güncel tutabilirsiniz. Aktarımda kişinin son yazışma zamanı da karta işlenir.

• Aktarımdan sonra kartlardaki durum ve söz alanlarını doldurmak size kalır.
• Yazışması olmayan bir müşteriyi elle ekleyebilirsiniz.

Aktarım sonrası kartlar üzerinde durum ve dönüş tarihi girmeniz gerekir; sistem bu alanları kendiliğinden doldurmaz. Sıradaki pratik iş, dönüş sözü verdiğiniz kişilere tarih girmektir. Tarihi olmayan kart bekleyenler arasında görünse de gecikenler listesine düşmez. Bu yüzden aktarımı bitirdikten sonra kartları tek tek açıp söz ve tarih alanlarını doldurmayı alışkanlık hâline getirin.

Ayrıca durumu ilgileniyor ya da teklif olan kartlar sıcak sayılır. Bu ayrım, takibi kişisel notlardan ve hafızadan çıkarır. Bir müşteriye dönüş sözü verdiğinizde söz alanını doldurur, tarihi karta girersiniz. Sabah listeye baktığınızda hangi müşterinin ne beklediğini görürsünüz.

• Bekleyen, bugün, geciken ve sıcak kayıtlar ayrı gruplarda toplanır.
• Sıradaki işi panelden seçersiniz, not kâğıdına bakmazsınız.
• Söz alanı boş kalan kart bekleyenler arasında görünmez.

Gecikenler listesi yalnızca sizin girdiğiniz tarihlere dayanır. Tarih girmeyi atlarsanız kayıt gecikenler arasında çıkmaz. Bu yüzden her dönüş sözünden sonra tarihi karta yazmayı alışkanlık hâline getirmek gerekir. Durumu kazanıldı ya da kaybedildi olarak işaretlediğiniz kart ise gecikenler listesinden çıkar.

Numarası eşleşen bir arayanda sesli asistan, karttaki bekleyen sözü ve kişinin WhatsApp özetini bilerek konuşur. Yani müşteriye daha önce ne söz verdiğinizi asistan bilir ve görüşmeyi ona göre sürdürür. Geçmiş, kart altında tarih ve kanal bilgisiyle birikir.

Temas geçmişi yalnızca özet satırlarından oluşur; çağrının ses kaydı ve dökümü ayrı bölümde tutulur. Kartta bu kayıtların tamamı değil, özeti görünür. WhatsApp tarafında ise aktarım, kişinin son temas bilgisini karta işler; tek tek mesaj dökümü kartta yer almaz.

Kişisel profilde ise CRM yerine ajanda gösterilir. Profil türünü ayarlardan değiştirebilirsiniz; seçim kalıcı değildir. İşiniz müşteri takibinden çok kendi randevularınızı düzenlemekse kişisel profil size daha uygun olur.

• Müşteriyle tekrar tekrar konuşan işletmeler kart yapısından yararlanır.
• Tek seferlik satışta kart tutmak gereksiz yük olabilir.
• Profil türünü ayarlardan dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

Kart yapısı, aynı müşteriyle haftalar sonra yeniden konuşan işlerde fark yaratır. Tek seferlik ve kısa süren satışlarda kart doldurmak ek iş gibi gelebilir. Hangi profili kullanacağınızı işinizin akışına bakarak seçin; kararınızı sonradan değiştirebilirsiniz.

Başlangıç, seçtiğiniz kişilere otomatik yanıt verir. İşletme ise gelen her mesaja yanıt verir ve gruplar dâhil çalışır. Yani paket seçimi, asistanın yanıt kapsamını genişletir; CRM kartları her iki durumda da aynı panelde durur.

Ücretsiz deneme 30 gün sürer ve kart bilgisi istemez. Denemede kartların nasıl dolduğunu, aktarımın işinize uyup uymadığını görürsünüz. Önce denemede kartlarla çalışın; hangi müşteri grubuna yanıt vermek istediğinizi netleştirdikten sonra yanıt kapsamına göre paket seçin. Böylece ihtiyacınızdan geniş bir kapsama peşinen ödeme yapmazsınız.