WhatsApp chatbot: işletmeniz için yapay zekâ sohbet botu

Cevaplama tarafında botun sınırı nettir: yalnız verdiğiniz bilgilerle konuşur, bilmediği yerde uydurmaz ve kontrol edip döneceğini söyler. Kural tabanlı yapıda ise her yeni soru tipi için ayrı bir kalıp yazmanız gerekir; tanımlı karşılığı olmayan mesajda bot önceden yazılmış genel bir cevaba düşer. Bu yüzden hangi yapının size uyduğunu, müşterilerinizin ne tür sorular sorduğuna bakarak seçebilirsiniz.

• Kural tabanlı bot, yazılmış kalıpların dışına çıkan mesajı eşleştiremez.
• Yapay zekâ chatbot, mesajın anlamını değerlendirip verdiğiniz bilgiye göre yanıt kurar.
• Kalıp listesi büyüdükçe bakımı zorlaşır; bilgi alanı ise tek yerden güncellenir.
• İki yapıda da müşteriye ne söyleneceğinin sınırını işletme belirler.

Karar verirken şu soruyu sorabilirsiniz: müşterilerim bana genelde aynı cümleyle mi yazıyor, yoksa her biri kendi ifadesiyle mi soruyor? İkinci durumda kalıp yazmak yerine bilgi tanımlamak daha az iş çıkarır. Yine de botun sınırını siz çizersiniz.

Eğitmenin başka yolları da vardır. Yazışmalarınızdan çıkarılan profil taslağı siz okuyup onaylamadan kullanılmaz; verilen cevaplardan damıtılan bilgiler onay bekler ve onaysız bilgi yanıtlarda yer almaz. Otomatik yanıt kapalı mesajlarda panel örnek yanıt sunar; bu öneriyi olduğu gibi gönderebilir ya da düzeltip bir kez, bu sohbette veya tüm sohbetlerde kullanılmak üzere öğretebilirsiniz.

• Hizmet adlarınızı ve kapsamınızı bilgi alanına yazdınız mı?
• Çalışma düzeninizi ve mesai saatlerinizi oraya işlediniz mi?
• Fiyat listesindeki bilgiler güncel mi, değişen bir tutar var mı?
• Yetkiliye kalacak konuları baştan belirlediniz mi?

Yeni bir hizmet ya da fiyat değişikliğinde önce bilgi alanını güncellemek en pratik adımdır. Yazışmalardan çıkan taslak ise hazır bir başlangıç sunar; siz yalnız eksik ya da yanlış gördüğünüz yeri düzeltirsiniz. İsteğe bağlı imza her yanıtın sonuna eklenir; buraya işletme adınızı ya da kısa bir notu koyabilirsiniz.

Bazı işler de kapsam dışıdır: toplu ya da kampanya mesajı gönderme, randevu hatırlatma mesajı, katalogdan ürün kartı paylaşma ve ödeme bağlantısı gönderme yoktur. Ayrıca belge ya da PDF yükleme, web sitesini tarama ve düğme menüsü kurma da bulunmaz. Günlük yanıt sınırı dolduğunda asistan susar; sınırın ne zaman yeniden başladığını varsaymayın, panelden izleyin.

Bu sınırlar bir eksiklik listesi değil, güven sınırıdır. Asistanın bilmediği bir konuda tahmin yürütmesi yerine susması ya da yetkiliye bırakması, işletme adına daha az risk taşır. Siz de hangi konuların doğrudan yanıtlanacağını, hangilerinin insana kalacağını baştan belirleyerek ekibinizi buna göre hazırlayabilirsiniz.

Emlak tarafında alıcı ve kiracı soruları öne çıkar. Hangi bölgelerde çalıştığınızı, görüşme için hangi yetkilinin ilgileneceğini bilgi alanına yazmak, botun doğru yönlendirme yapmasını kolaylaştırır. Müşteri takibinde ise WhatsApp kişileri CRM'e aktarılır; bekleyen sözler, bugün dönülecekler ve gecikenler ayrı sayılır.

• Otel: oda tipleri, giriş-çıkış düzeni ve hizmetler bilgi alanına yazılır.
• Emlak: çalıştığınız bölgeler ve görüşmede ilgilenecek yetkili belirtilir.
• Genel işletme: adres ve çalışma düzeni bilgi alanında hazır durur.
• Müşteri takibi: WhatsApp kişileri CRM'e aktarılır, birleştirme anahtarı telefondur.

Bu senaryoların ortak noktası, asistanın işletmenin tanımladığı bilgi çerçevesinde kalmasıdır. Sektörünüz ne olursa olsun önce hangi soruların sık geldiğine bakın; ardından bu soruların yanıtlarını bilgi alanına yazın. Kalan konuları yetkiliye bırakmak, botun sınırını netleştirir.

Mesai saatleri tanımlanır ve mesai dışında gönderilecek sabit mesaj ayrıca yazılır. Günlük yanıt sınırı varsayılan olarak 200 yanıttır ve en çok 1.000 yanıta çıkarılabilir. Yanıt gecikmesi en çok 20 saniye olacak biçimde ayarlanır. Bu ayarların hepsi panelde durur ve otomatik yanıt tek şalterle açılıp kapanır.

• Kapsam seçimi, botun hangi sohbetlerde yanıt vereceğini belirler.
• Gruplara yanıt ayrı seçenektir; kapalıyken gruplara yazılmaz.
• Günlük sınır dolduğunda asistan susar.

Bu ayarları ilk günden kusursuz kurmak gerekmez. Kendi yazışmalarınızda botun nasıl davrandığını görüp kapsamı ve mesaiyi ona göre daraltabilir ya da genişletebilirsiniz. Önemli olan, botun hangi saatte ve hangi sohbette konuşacağını sizin belirlemenizdir.