Sektörel randevu programları

Açılamayan telefon en sık işin başındayken olur. Kuaför müşterinin saçındayken, hekim hastadayken, usta araç altındayken telefon çalar. O anda açmak hem mümkün değildir hem doğru değildir; ama açılmayan çağrı çoğu zaman bir sonraki işletmeye gider.

Gelmeyen müşteri ise sessiz kayıptır. Saat ayrılmış, kimse gelmemiş, yerine başkası alınamamıştır.

Asistan çağrıyı karşılar, hangi işlem için geldiğini sorar ve o işlemin süresine göre uygun saati söyler. Boyama iki saat, kesim kırk dakika sürüyorsa takvim buna göre bölünür; yan yana yanlış randevu oluşmaz.

İptal edilen saat takvimde hemen açılır ve bekleyen müşteriye önerilebilir.

Asistan işlem tipini sorar, doğru hekimin takvimine bakar ve uygun saati verir. Hatırlatma mesajı gelmeyen hasta oranını belirgin biçimde düşürür; hasta tek dokunuşla onaylar ya da erteler.

⚠️ Asistan tıbbi tavsiye vermez ve teşhis konuşmasına girmez. Randevu alır, bilgi verir, gerisini hekime bırakır. Bu sınır kurulumda açıkça tanımlanır.

Asistan kişi sayısını, saati ve özel isteği alır, masa durumuna göre onaylar. Özel gün ve grup rezervasyonlarında ön ödeme ya da teyit kuralı tanımlanabilir.

• Randevudan bir gün önce otomatik hatırlatma.
• Tek dokunuşla onay ya da erteleme bağlantısı.
• İptal edilen saatin takvimde anında açılması.
• Tekrar eden gelmeme kaydı: kimin kaç kez gelmediği görünür.
• Yoğun saatler için teyit zorunluluğu tanımlama.

Yalnız takvim tutan bir yazılımda telefona bakan biri hâlâ gerekir. Tek kişilik işletmede o kişi zaten siz olursunuz ve asıl işten kopulur.

Küçük işletmelerde randevu kaydı bir CRM içinde değil deftere ya da telefona yazılır; otomasyonun ilk işi o kaydı ortak bir yere taşımaktır.